С 1 сентября 2023 года сотрудникам различных компаний при подписании электронных документов от имени организации необходимо иметь машиночитаемую доверенность (МЧД).
Ассоциации «СРО «ОПСР» и «СРО «ОРПД» поспешили оперативно ознакомить своих участников с новыми требованиями в сфере документооборота и провели обучающий вебинар. Перед участниками СРО выступил руководитель Инспекций Ассоциаций Владимир Алексеевич Гришанов.
По завершению мероприятия вопросы специалисту задал руководитель журналистского коллектива редакции Алексей Львович Блахнов.
Ассоциаций «СРО «ОПСР» и «СРО «ОРПД»
Владимир Алексеевич Гришанов.
– Почему представителям компаний-членов СРО важно знать, как использовать машиночитаемую доверенность?
– С 1 сентября 2023 года сотрудникам компаний при подписании электронных документов от имени юрлица необходимо иметь машиночитаемую доверенность. Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в различных организациях, в том числе – коммерческих компаниях.
– Как раньше сотрудники подписывали документы?
– Существовало два способа. Первый – использовать электронную подпись юрлица — в ней указывались и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника и срок их действия. Второй способ подразумевал использование сотрудником дубликата закрытого ключа подписи руководителя. Отмечу, что в такой ситуации каждый, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании.
– Как изменились правила подписи сейчас?
По новым правилам сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.
– Что же такое – машиночитаемая доверенность?
– Это электронная версия доверенности на подписание электронных документов. В такой доверенности обязательно указывается информация о доверителе, представителе и полномочиях, получаемых работником. Основное отличие электронной копии бумажной доверенности и машиночитаемой доверенности — это автоматическое распознавание машиной, то есть компьютером. Машиночитаемая доверенность создаётся в формате XML. XML – это язык разметки, который предоставляет правила для определения любых данных. Такой документ поймёт любая машина.
– Каким требованиям должна соответствовать МЧД?
– МЧД обязательно должна храниться в Едином блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей, распределенном в реестре ФНС России. Распределенный реестр ФНС России объединяет информационные системы организаций, которым разрешено хранение МЧД, и создает единую систему доверия. Соответственно каждый участник этой единой системы имеет возможность получить данные об МЧД, размещенной любым другим участником.
– Где создается МЧД?
– Сервисов, через которые можно создать машиночитаемую доверенность довольно много и рассмотреть функционал каждого заняло бы немало времени. Поэтому в ходе вебинара я остановился на сервисе Федеральной налоговой службы – основном ресурсе для создания МЧД.
– Доверенность – одна единственная или существуют различные виды этих документов?
– На сайте ФНС можно выбрать пять типов доверенностей. Среди них «электронная доверенность для налоговых органов», «единая» и «базовая», а также тип «передоверие» к каждой из них. Если присмотреться, то единая форма доверенности имеет версию 003, базовая – 002.
Основным отличие единой 003 от базовой 002 является то, что единая форма, то есть 003 объединяет электронные доверенности для обмена между организациями и с государственными органами.
То есть вы можете использовать базовую версию 002 для взаимодействия с другими компаниями, но для сдачи электронной отчетности в контролирующие органы и для электронного документооборота между организациями понадобится оформить ещё одну машиночитаемую доверенность для налоговых органов.
Формат единой доверенности говорит сам за себя и оформляя доверенность в таком формате можно обмениваться документами не только с другими компаниями, но и с государственными, в том числе налоговыми органами. Есть еще интересный нюанс: МЧД формата 003 допускает нотариальное передоверие, так как их формат согласован с Федеральной нотариальной палатой.
– Какие данные необходимы для оформления МЧД?
– После выбора даты вам будет необходимо заполнить сведения о доверителе, сведения о представителе и сведения о передаваемых полномочиях.
Важно отметить ещё одно отличие между Единой и Базовой формами. В единой форме есть дополнительная графа «Внутренний номер доверенности», которая является обязательной. В неё вы вводите свою внутреннюю нумерацию. Далее вводятся личные данные. При этом неправильные, или заведомо ложные данные сайт не пропустит, поскольку сведения сверяются с базой ФНС в режиме реального времени. После заполнения второго раздела подготовка машиночитаемой доверенности заканчивается: можно посмотреть результат и после этого выгрузить XML. Затем созданная доверенность заверяется подписью руководителя и загружается в реестр.
– Можно ли передоверить такую доверенность?
– Несомненно. Руководитель может выдать сотруднику машиночитаемую доверенность, позволяющую наделять полномочиями и МЧД другие лица. Главное — в цепочке передоверия машиночитаемых доверенностей всегда есть самая первая, «родительская» или «корневая» доверенность руководителя. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать.
– Какие обновления ожидают механизм МЧД?
– На данный момент работу с МЧД в большей части реализовали Система маркировки «Честный ЗНАК», система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы. Планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов, например, у Росстата и Росреестра. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.
– Каковы перспективы применения МЧД?
Не сомневаюсь, что машиночитаемая доверенность со временем будет использоваться подавляющим большинством государственных и контролирующих органов.